Der Einstieg ist ganz einfach. Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo zur Dokum365 Plattform. Wir führen Sie durch die nächsten Schritte und beantworten dabei alle offenen Fragen.

Außerdem können Sie kostenlos 14-Tage testen und sich von der Einfachheit und Effizienz der Arbeitsschutz Plattform zu überzeugen. Hier Konto kostenlos anlegen und 14-Tage testen

Wir verbinden einen durchdachten Ansatz, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht, mit klarer Kommunikation und verlässlichen Ergebnissen. Mit Nutzung von Dokum365 vor-Ort mit der mobilen Anwendung oder im Büro auf dem Desktop, wird Ihnen die mühsame Dokumentenerstellung abgenommen und Sie können mehr Zeit mit Ihren Kunden und den Ansprechpersonen verbringen.

Du kannst uns jederzeit über unsere Kontaktseite oder per E-Mail erreichen. Wir bemühen uns sehr, innerhalb eines Werktages zu antworten. Außerdem ist es möglich eine Demo zur Vorstellung von Dokum365 zu vereinbaren

Kooperativ, ehrlich und direkt. Wir sind da, um den Prozess zu begleiten, Ideen einzubringen und die Dinge voranzutreiben.

Sollten Sie eine Funktion in Dokum365 vermissen, können Sie ein Feedback nach Anmeldung direkt in der Anwendung mit uns teilen.

Dokum365 ist plattformübergreifend und unterstützt Sie mobil vor-Ort mit mobilen Apps für Smartphone und Tablet (iOS und Android). Die Informationen (Texte, Fotos, Spracheingaben, Dokumente, PDFs), die Sie vor Ort aufnehmen werden synchronisiert und sind sofort am Desktop über unsere Web-Anwendung verfügbar.

Ja. Mit der integrierten Kamera Ihres Smartphones oder Tablets können Sie Mängel direkt vor Ort fotografieren und die Bilder sofort in der Dokumentation verwenden – ohne Umwege oder manuelle Übertragung. Aufgenommene Fotos werden automatisch synchronisiert und stehen anschließend auf allen Ihren Geräten zur Verfügung. Sie können Fotos auch von Ihrer Foto Bibliothek auswählen und in Berichten und Protokollen verwenden.

IJa. Kopf- und Fußzeilen lassen sich mit Ihrem Logo und Ihren Kontaktdaten versehen, sodass alle Begehungs- Berichte und Protokolle direkt in Ihrem Corporate Design erscheinen.

Dank der professionellen Vorlagen sind bereits bis zu 95 % der Dokumentation direkt vor Ort erledigt – ohne Nachbearbeitung im Büro.tem description

Ja. Alle Jahresberichte und Einsatzzeiten werden automatisch auf Basis Ihrer erfassten Begehungen und Protokolle erstellt – ohne zusätzlichen Aufwand.

Der Jahresbericht der Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) ist eine gesetzlich verpflichtende Dokumentation gemäß § 5 DGUV Vorschrift 2 und kann direkt aus der App heraus erstellt und exportiert werden.

Ja. Dokum365 wurde speziell für Fachkräfte für Arbeitssicherheit (SiFa) und überbetriebliche Arbeitsschutzdienstleister entwickelt. Die Software unterstützt Sie dabei, Begehungen digital zu dokumentieren, Mängel mit Fotos und Sprache zu erfassen und professionelle Begehungsberichte mit Unterstützung der Arbeitsschutz-KI zu erstellen. So reduzieren Sie den Dokumentationsaufwand und gewinnen mehr Zeit für die Beratung Ihrer Kunden.

Für Arbeitsschutzbüros mit mehreren Beratern eignet sich eine zentrale Begehungs- und Dokumentationssoftware wie Dokum365. Sie ermöglicht es, Betriebsbegehungen digital zu dokumentieren, Mängel mit Fotos und Sprache zu erfassen und strukturierte Begehungsberichte mit Unterstützung der Arbeitsschutz-KI zu erstellen.

Über die digitale Kundenakte lassen sich Begehungsberichte und weitere Dokumente zentral verwalten. Individuelle PDF-Vorlagen sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild der Berichte. So können mehrere Fachkräfte für Arbeitssicherheit ihre Dokumentation effizienter erstellen und den Überblick über Mängel und Maßnahmen bei ihren Kunden behalten.

Dokum365 wurde speziell für Fachkräfte für Arbeitssicherheit und überbetriebliche Arbeitsschutzdienstleister entwickelt. Sie können Kunden, Ansprechpartner, Standorte oder Niederlassungen zentral verwalten.

Es gibt verschiedene KI-Lösungen für den Arbeitsschutz, die Fachkräfte für Arbeitssicherheit bei der Gefährdungsbeurteilung, der Recherche und der Dokumentation unterstützen. Dokum365 setzt künstliche Intelligenz gezielt ein, um den Dokumentationsaufwand bei Betriebsbegehungen zu reduzieren.

Mit Dokum365 können Fachkräfte für Arbeitssicherheit Mängel vor Ort per Sprache, Foto oder Texteingabe erfassen. Die integrierte Arbeitsschutz-KI unterstützt dabei, Feststellungen verständlich zu formulieren und passende Maßnahmenvorschläge auf Grundlage relevanter Vorschriften und technischer Regeln zu erstellen. Daraus entstehen strukturierte Begehungsberichte, die als PDF ausgegeben werden können.

Dokum365 richtet sich insbesondere an externe Fachkräfte für Arbeitssicherheit und überbetriebliche Arbeitsschutzdienstleister. Ziel ist es, weniger Zeit mit der nachgelagerten Dokumentation zu verbringen und mehr Zeit für die Beratung und den eigentlichen Arbeitsschutz vor Ort zu gewinnen. Die fachliche Prüfung und Freigabe der Ergebnisse bleibt dabei Aufgabe der verantwortlichen Fachkraft.

Mit digitaler Begehungsdokumentation lässt sich vor allem der Zeitaufwand für die nachträgliche Erstellung von Begehungsberichten deutlich reduzieren. Statt handschriftliche Notizen, Fotos und Mängellisten im Büro zusammenzuführen, können Fachkräfte für Arbeitssicherheit ihre Feststellungen direkt vor Ort per Sprache, Foto oder Texteingabe erfassen.

Kunden berichten, dass sie mit Dokum365 die nachgelagerte Dokumentation um bis zu 90 % beschleunigen können.

Beispielrechnung: Benötigt eine Fachkraft für Arbeitssicherheit bisher 60 Minuten, um einen Begehungsbericht nachträglich zu erstellen, reduziert sich dieser Aufwand bei einer Zeitersparnis von 90 % auf nur 6 Minuten. Das entspricht einer Ersparnis von 54 Minuten pro Begehung.

Bei 20 Begehungen pro Monat ergibt das eine mögliche Zeitersparnis von 18 Stunden monatlich – Zeit, die stattdessen für Kundenberatung, weitere Begehungen oder andere fachliche Aufgaben zur Verfügung steht.

Dokum365 unterstützt diesen Prozess durch die Erfassung von Feststellungen per Sprache, Foto oder Texteingabe sowie durch eine integrierte Arbeitsschutz-KI, die bei der Formulierung von Feststellungen und Maßnahmenvorschlägen hilft.

Die tatsächliche Zeitersparnis hängt von der bisherigen Arbeitsweise und den individuellen Anforderungen an die Dokumentation ab. Die fachliche Prüfung und Freigabe der erstellten Berichte bleibt Aufgabe der verantwortlichen Fachkraft.

Ja. Die Arbeitsschutz-KI von Dokum365 unterstützt Fachkräfte für Arbeitssicherheit dabei, aus festgestellten Mängeln geeignete Maßnahmen abzuleiten. Dabei werden relevante gesetzliche Anforderungen, DGUV-Regeln, technische Regeln und Normen berücksichtigt, um fachlich fundierte und nachvollziehbare Maßnahmenvorschläge zu erstellen.

Die KI hilft, Feststellungen verständlich zu formulieren, mögliche Gefährdungen einzuordnen und konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitssicherheit vorzuschlagen. So entstehen strukturierte Begehungsberichte, die den Dokumentationsprozess erleichtern und die fachliche Arbeit unterstützen.

Die App für iOS App Store und Android Google Play speichert Daten lokal auf dem Gerät, wenn gerade keine Verbindung steht. Fotos, die offline aufgenommen wurden, bleiben auf dem Gerät und werden synchronisiert, sobald wieder Netz da ist. Für den regulären Betrieb ist eine Internetverbindung vorgesehen: am Rechner Breitband, auf dem Smartphone 3G oder besser. Die Web-App läuft im Browser und braucht eine Verbindung.

Ja. In der Firmenverwaltung legen Sie Vorlagen für Berichte, Protokolle und Checklisten an, mit Logo, Kopfzeile, Fußzeile, Briefkopf und Signaturblock. Kundendaten, Ansprechpartner und Ihre eigenen Angaben füllt die Vorlage über Felder. Eine neue Vorlagenversion gilt für neue Dokumente. Bereits erstellte Dokumente bleiben an der Version, mit der sie entstanden sind. Eine davon abweichende, individuell gebaute Lösung vereinbaren Sie gesondert.

Sie legen Checklisten in der Firmenverwaltung als Vorlage an, mit den Punkten, die Sie in diesem Betrieb jedes Mal sehen wollen. Vor Ort arbeiten Sie die Punkte ab. Was zusätzlich auffällt, erfassen Sie als eigene Feststellung mit Foto, Text oder Sprache. Eine neue Version der Vorlage gilt für neue Dokumente. Laufende und abgeschlossene Dokumente behalten die Fassung, mit der sie begonnen wurden. Die fachliche und rechtliche Bewertung jedes Punkts bleibt bei Ihnen.

Jeder Ihrer Kunden hat eine eigene Kundenakte mit Adresse, Ansprechpartnern, Dokumenten, Notizen, Aufgaben und Fotos. Mehrere Kunden können in einem Firmenkonto erstellt und verwaltet werden und möglichen Mitarbeitern zugeordnet werden. Mitarbeiter und Vorlagen verwalten Sie in der Firmenverwaltung. Berichte, Fotos und offene Punkte eines Kunden bleiben in dessen Akte.

Kunden können auch als Hierarchie-Struktur angelegt werden. So können Sie bspw. eine Zentrale mit mehreren Tochtergesellschaften, Standorten, Projekten anlegen.

Ja. Mängel bleiben in der Kundenakte, mit Status, verantwortlicher Person und Frist. Die nächste Begehung beginnt bei diesen offenen Punkten. Einsatzzeiten aus den Begehungen fließen in den Jahresbericht nach § 5 DGUV Vorschrift 2.

Textbausteine sind wiederverwendbare Blöcke für Berichte und Protokolle. Sie legen sie einmal in der Firmenvorlage an. Im Dokument übernehmen Sie die ganze Vorlage oder suchen einen einzelnen Block und fügen ihn ein. Wiederkehrende Feststellungen schreibt das Büro so nicht bei jedem Kunden neu.

Einen Text, Fotos, einen Status und eine Priorität. Bei Bedarf hängen Fälligkeit und verantwortliche Person daran. In den Baustein-Details sehen Sie Fälligkeitsdatum, Statusverlauf und die verantwortliche Person. In der Berichtsvorlage trägt jeder Abschnitt Inhalt, Status, Fälligkeitsversatz und Fotos. Neben dem Textbaustein gibt es den Fotobaustein, etwa als Nachweis am Mangel. Protokollvorlagen gliedern dasselbe in Abschnitte und Unterabschnitte, zum Beispiel TOP 1 und TOP 2, jeweils mit Text und Fotos.

Sie übernehmen die Vorlage komplett oder suchen Abschnitte und Blöcke nach Titel oder Inhalt. Steht an der Stelle schon Text, hängen Sie den Baustein an oder überschreiben den vorhandenen Inhalt. Danach prüfen Sie den Text am Mangel und geben den Bericht frei.

Speichern Sie den Baustein firmenweit, sehen alle Nutzer den aktualisierten Text und die aktualisierten Fotos. Kolleginnen und Kollegen setzen denselben Baustein danach in anderen Kundenakten ein. Den Baustein aus dem aktuellen Bericht können Sie ebenfalls in die Firmenvorlage übernehmen, damit das Team ihn wiederverwendet.

Sie diktieren oder tippen vor Ort und machen das Foto am Mangel. Die Arbeitsschutz-KI formuliert daraus Feststellung, Begründung und einen Maßnahmenvorschlag. Als Grundlage dienen unter anderem Arbeitsschutzgesetz, Arbeitsstättenverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Gefahrstoffverordnung, ASR, TRBS und Vorschriften der DGUV. Der Entwurf ist eine Arbeitsfassung. Sie prüfen ihn, korrigieren ihn und geben den Bericht frei. Den Inhalt, den der Betrieb erhält, verantworten Sie.