Mittwoch, 17:10 Uhr.
Die Begehung ist seit zwei Stunden vorbei. Der Betrieb ist gesehen, die Mängel sind notiert, die Fotos liegen auf dem Handy. Der Bericht ist trotzdem nicht beim Kunden.
Was danach kommt, kennt jede Fachkraft für Arbeitssicherheit. Fotos sortieren. Stichworte entziffern. Feststellungen in Word tippen. Maßnahmen formulieren und die passende Vorschrift nachschlagen. Irgendwann am Abend ist der Begehungsbericht fertig. Manchmal erst am nächsten Tag.
Die Begehung war der Termin. Die Dokumentation wird zum zweiten Arbeitstag.
Der Prozess, der den Abend kostet
Vor Ort läuft es schnell. Klemmbrett, Kugelschreiber, ein paar Fotos mit dem Smartphone. Eine Feststellung in Stichworten: Feuerlöscher verstellt, Prüfplakette abgelaufen. Alles gesehen, alles notiert.
Im Büro fängt die Übertragung an. Welches Foto gehört zu welchem Mangel? Was stand auf dem Zettel unter der Skizze? Der Satz, der vor Ort in zehn Sekunden klar war, wird am Schreibtisch zu einem Absatz mit Begründung und Maßnahmenvorschlag.
Solange der Bericht nicht raus ist, bleibt der Mangel beim Kunden unsichtbar. Offene Punkte warten. Der Feierabend auch.
Die Dokumentation gehört in die Begehung. Dort ist der Mangel sichtbar, dort ist die Fachkraft, dort fällt die Entscheidung.
95 % der Dokumentation vor Ort
Dokum365 ist die Begehungssoftware für externe Fachkräfte für Arbeitssicherheit, überbetriebliche Dienste und SiGeKos. Auf dem Tablet, dem Smartphone und im Web.
Vor Ort nehmen Sie den Mangel dort auf, wo er steht. Ein Foto. Ein Satz, gesprochen oder getippt. Kein zweites Abtippen am Abend, keine Fotos, die erst später den Notizen zugeordnet werden.
Die Arbeitsschutz-KI formuliert aus dem Stichwort einen Befund. Feststellung, Begründung und Maßnahmenvorschlag, auf Grundlage der einschlägigen Vorschriften, unter anderem ArbStättV, ASR, ArbSchG und DGUV.
Aus „Feuerlöscher hinter der Tür, Prüfplakette abgelaufen“ wird ein prüfbarer Text: Die Zugänglichkeit ist beeinträchtigt. Feuerlöscheinrichtungen müssen nach ArbStättV und ASR A2.2 jederzeit frei zugänglich sein. Die Maßnahme: Zugang frei machen, Prüfplakette erneuern.
Die fachliche Entscheidung bleibt bei der Fachkraft. Der Vorschlag ist editierbar. Sie prüfen, kürzen, ergänzen und geben frei.
Vom Mangel zum versandfertigen Bericht
Der Ablauf bleibt einer, vom Termin bis zur Nachverfolgung.
Termin vorbereiten, mit Kunde, Ansprechpartner und letzter Begehung.
Begehung vor Ort auf Tablet oder Smartphone.
Mangel mit Foto, Text oder Sprache erfassen.
Arbeitsschutz-KI formuliert den Befund aus.
Status und Priorität setzen.
PDF-Bericht erstellen und an den Kunden senden.
Mängel nachverfolgen, bis sie erledigt sind.
Briefkopf, Kundenadresse und eigene Firmensignatur kommen aus den Stammdaten. Der Begehungsbericht liegt in der Kundenakte, auf dem Handy und am Schreibtisch.
Weniger Dokumentation. Mehr Zeit für den eigentlichen Arbeitsschutz: die Beratung vor Ort, das Gespräch mit der Geschäftsführung, die Frage, ob der Fluchtweg morgen wieder frei ist.
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